Tutorial: Workflow benutzen

Dieses Tutorial erklärt die tägliche Bedienung eines dbxWorkflow-Ablaufs: Start, Eingaben, automatische Prüfungen, Fachmodule, Entscheidungen, Pause und kontrollierter Abschluss.

Wichtig: Jeder neue Start erzeugt eine eigene Instanz mit einem Snapshot der zu diesem Zeitpunkt aktiven Admin-Definition. Ein unbekannter oder deaktivierter Workflow-Key wird abgelehnt.

1. Workflow starten

Aktive Workflows werden aus der Workflow-Liste, aus einem Fachmodul oder über einen vorbereiteten Startlink geöffnet. Prüfen Sie vor dem Start Titel und Ziel. Wenn bereits eine Instanz existiert, verwenden Sie nach Möglichkeit deren Fortsetzen-Aktion, statt unbeabsichtigt einen zweiten Durchlauf zu erzeugen.

Neuer Start: erzeugt eine neue Instanz.
Fortsetzen: öffnet eine vorhandene Instanz mit ihren gespeicherten Werten.
Vorauswahl: ein Fachdatensatz kann über den Startkontext bereits ausgewählt sein.

2. Oberfläche verstehen

Eine laufende Instanz zeigt:

Workflow-Name und fachliches Ziel
Status und Gesamtfortschritt
Schrittnavigation mit erledigten, aktuellen und gesperrten Aufgaben
Hinweis zur aktuellen Aufgabe
Eingabe, Auswahl oder Links zum Fachmodul
Meldungen automatischer Prüfungen
Review und Abschluss, sobald alle anwendbaren Schritte erledigt sind

Bei langen Abläufen kann die Schrittnavigation horizontal gescrollt werden. Ein gesperrter Schritt wartet auf eine Voraussetzung; er ist kein technischer Fehler.

3. Schrittzustände richtig lesen

Anzeige	Bedeutung
Aktuell	Diese Aufgabe kann jetzt bearbeitet werden.
Erledigt	Ein gültiger Wert oder eine Bestätigung wurde gespeichert.
Gesperrt	Eine frühere Voraussetzung fehlt oder der Zweig ist noch nicht entschieden.
Optional	Der Schritt kann bewusst übersprungen werden.
Automatik	Das System versucht eine sichere Prüfung selbst auszuführen.

4. Werte erfassen und übernehmen

Hinweis und erwartetes Zwischenergebnis lesen.
Bei Einzelauswahl genau einen Wert wählen oder eingeben.
Bei Mehrfachauswahl alle benötigten Werte markieren.
Übernehmen wählen.
Rückmeldung lesen und prüfen, ob der nächste Schritt aktiv wird.

Ein bereits erledigter, weiterhin anwendbarer Schritt kann erneut geöffnet werden. Ändern Sie dort einen Wert, kontrollieren Sie anschließend den restlichen Ablauf erneut, weil sich Entscheidungen oder Prüfungen ändern können.

5. Optionalen Schritt überspringen

Optionale Aufgaben können über die vorgesehene Überspringen-Aktion abgeschlossen werden. Das Überspringen wird ausdrücklich gespeichert und bleibt nachvollziehbar. Überspringen Sie einen Schritt nur, wenn das fachliche Ziel auch ohne diesen Nachweis erreicht werden kann.

6. Automatische Prüfung auswerten

Eine automatische observe-Prüfung läuft, sobald sie der nächste anwendbare Schritt ist. Sie liest einen sicheren Fachwert und speichert Ergebnis und Meldung.

vorherigen Schritt speichern
→ nächster Schritt wird ermittelt
→ Fachmodul liefert Prüfwert
→ Ergebnis und Meldung werden gespeichert
→ nächster manueller Schritt wird geöffnet

Kann kein eindeutiger Wert bestimmt werden, bleibt die Aufgabe manuell bearbeitbar. Lesen Sie die Meldung vollständig. Sie nennt häufig konkret fehlende Angaben wie Kategorie, Policies, Zugangsdaten oder Mapping.

7. Fachmodul öffnen und zurückkehren

Ein Modulschritt kann Links wie Artikel bearbeiten, eBay-Mapping oder Kontaktanfrage öffnen anbieten.

Passendes Fachformular über den angebotenen Link öffnen.
Daten im Fachmodul bearbeiten und dort speichern.
Zum Workflow-Fenster zurückkehren.
Verlangte Bestätigung aktivieren.
Schritt mit Übernehmen abschließen.

Bestätigung ist kein Ersatz für Speichern: Erst im Fachmodul speichern, danach den Workflow-Schritt bestätigen. Beim Abschluss können entscheidende Fachdaten erneut geprüft werden.

8. Entscheidungen und Zweige

Eine Entscheidung speichert einen eindeutigen Ergebniswert. Nur der dazu passende Zweig wird anschließend für den Abschluss verlangt.

Freigabe = approved
→ „Auftrag ausführen“ wird anwendbar
→ „Rückfrage bearbeiten“ gehört nicht zum aktiven Zweig

Wird die Entscheidung später geändert, berechnet der Workflow den aktiven Zweig neu. Kontrollieren Sie danach alle nachfolgenden Schritte und Meldungen.

9. Externe Aktionen bewusst bestätigen

Veröffentlichung, Mailversand, Zahlung oder andere schwer rückgängig zu machende Aktionen bleiben sichtbar. Prüfen Sie vor der Bestätigung:

richtigen Datensatz und richtiges Zielsystem
vollständige Pflichtdaten und aktuelle Vorprüfung
Test-/Sandbox- oder Produktivmodus
mögliche Kosten, Veröffentlichung oder Benachrichtigung
ob die Aktion beim Provider vielleicht bereits erfolgreich war

10. Fortschritt richtig interpretieren

Der Prozentwert basiert auf den aktuell relevanten Schritten. Vor einer Entscheidung können noch beide Zweige im Gesamtumfang enthalten sein; danach werden nicht gewählte Zweige entfernt. 100 Prozent bedeuten erst nach erfolgreichem Finish einen abgeschlossenen Workflow.

11. Pause, Fortsetzen, Abbrechen und Neustarten

Befehl	Wirkung	Wann verwenden?
Pause	Bearbeitung anhalten, Werte erhalten	Rückfrage oder externe Zuarbeit fehlt
Fortsetzen	Pausierte Instanz weiterbearbeiten	Voraussetzung ist wieder erfüllt
Abbrechen	Instanz kontrolliert beenden	Ziel soll nicht mehr verfolgt werden
Neustart	Neuen Durchlauf nach vorgesehenen Regeln beginnen	Definition oder Ausgangslage hat sich wesentlich geändert

Vor Neustart externer Vorgänge: Prüfen Sie zuerst den Providerstatus. Eine lokale Instanz kann fehlschlagen, obwohl die externe Veröffentlichung oder Zahlung bereits erfolgt ist.

12. Review und Abschluss

Sobald alle anwendbaren Schritte erledigt sind, öffnet sich die Abschlussprüfung.

Alle zusammengefassten Ergebnisse lesen.
Ziel und ausgewählten Fachdatensatz vergleichen.
Automatische Meldungen und externe IDs prüfen.
Abschluss bestätigen.
Erfolgsmeldung und Status finished kontrollieren.

Die Finish-Logik kann einen Fachdatensatz aktualisieren, eine Nachricht senden oder einen Providerstatus erneut prüfen. Bei fehlender Listing-ID, ungültigem Datensatz oder negativem Exportstatus muss der Abschluss verständlich verweigert werden.

13. Laufende Instanzen und Historie

Administratoren finden im Instanzreport Startzeit, Workflow-Key, Ziel, Status, aktuelle Aufgabe, Fortschritt und letzte Meldung. Die Schritthistorie dokumentiert Position, Schritt-Key, Aktion, Wert, Meldung, Bearbeiter und Zeitpunkt.

Fehlersuche

Problem	Prüfung
Nächster Schritt bleibt gesperrt	Vorherigen Pflichtschritt, gespeicherten Entscheidungswert und Abhängigkeit prüfen.
Automatik läuft nicht	Ist sie nächster anwendbarer Schritt? Kann das Fachmodul einen Wert liefern?
Fortschritt wirkt unerwartet	Spätere gesperrte Schritte und noch offene Entscheidungszweige berücksichtigen.
Finish wird verweigert	Review-Meldung, Fachdatensatz, Providerstatus und externe ID vollständig prüfen.
Änderung im Designer fehlt	Neue Instanz starten; laufende Instanzen verwenden ihren Definitions-Snapshot.

Bediencheckliste

Richtigen Workflow und richtigen Fachdatensatz gestartet
Keine unbeabsichtigte zweite Instanz erzeugt
Aktuelle Aufgabe und Ziel verstanden
Pflichtwerte gespeichert, optionale Schritte bewusst bearbeitet
Automatische Meldungen gelesen und Fachmodule wirklich gespeichert
Externe Aktion erst nach Ziel- und Modusprüfung bestätigt
Review vollständig und fachlich plausibel
Abschluss meldet fachlichen Erfolg, nicht nur UI-Fortschritt

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