Tutorial: Workflow erstellen

Mit dbxWorkflow_admin definieren Administratoren nachvollziehbare Abläufe. dbxWorkflow führt diese Definitionen anschließend Schritt für Schritt aus. Dieses Tutorial zeigt, wie aus einem fachlichen Ziel eine prüfbare Workflow-Definition entsteht.

Von der Idee zur Definition

1. Fachliches Ziel aufschreiben

Beginnen Sie nicht mit Feldern, sondern mit einem klaren Ergebnis. Ein Workflow ist gut zugeschnitten, wenn Benutzer verstehen, was nach dem Abschluss erreicht ist und welche Nachweise dafür vorliegen müssen.

„Ein bestehender Shop-Artikel ist mit geprüften Channel-Daten veröffentlicht und besitzt eine externe Angebots-ID.“

Daraus lassen sich Auswahl, Bereitschaftsprüfung, Datenpflege, bewusster Export und Statuskontrolle ableiten.

2. Neue Definition anlegen

Öffnen Sie Workflow → Definitionen und wählen Sie Neuer Workflow. Füllen Sie die Kopfdaten zuerst vollständig aus.

3. Bausteine auswählen

Der visuelle Designer bietet vier Bausteintypen:

Klicken Sie einen Baustein an oder ziehen Sie ihn in den Ablauf. Ändern Sie die Reihenfolge am Griff. Nach jeder Änderung werden Verbindungslinien und Schrittpositionen neu berechnet.

4. Jeden Schritt eindeutig beschreiben

Öffnen Sie die Details des Bausteins und pflegen Sie mindestens Bezeichnung, internen Schlüssel, Ergebnis und Bearbeitungsweg.

• Bezeichnung: beschreibt die aktuelle Aufgabe als Handlung.
• Interner Schlüssel: innerhalb des Workflows eindeutig, z. B. approval_result.
• Ergebnis / Status danach: verständlicher Zwischenstand.
• Bearbeitung: Formular, Auswahl, Neuanlage oder Modulformular.
• Werte: ein Wert oder mehrere Werte.
• Pflicht: notwendig oder optional.
• Hinweis: konkrete Arbeitsanweisung ohne technische Interna.

5. Auswahlen und Entscheidungen definieren

Optionen werden zeilenweise erfasst. Mit wert=Beschriftung trennen Sie gespeicherten Wert und sichtbaren Text:

approved=Freigegeben
changes=Änderung notwendig
rejected=Abgelehnt

Eine Entscheidung benötigt mindestens zwei Ergebnisse. Verwenden Sie in späteren Abhängigkeiten den gespeicherten Wert, nicht die sichtbare Beschriftung.

6. Verzweigungen aufbauen

Ein abhängiger Schritt verweist immer auf einen vorherigen Schritt und optional auf dessen Ergebnis.

1. Entscheidung vor den Zweigschritten platzieren.
2. Bei „Voraussetzung / Linie von“ den Schlüssel der Entscheidung wählen.
3. Bei „Nur bei Ergebnis“ den erwarteten gespeicherten Wert eintragen.
4. Für jeden erlaubten Entscheidungswert mindestens einen nachvollziehbaren Weg prüfen.

7. Automatische Prüfungen bewusst einsetzen

Für Prüfungen kann Automatisch prüfen, sonst manuell gewählt werden. Automatisiert werden nur sichere Beobachtungen, für die das Fachmodul zuverlässig einen Wert liefern kann.

• Geeignet: Pflichtdaten vollständig, Mapping vorhanden, gespeicherter Status, interne Regel.
• Nicht unsichtbar automatisieren: Zahlung, Versand, Veröffentlichung, Mailversand oder andere schwer rückgängig zu machende Aktionen.
• Wenn kein sicherer Wert ermittelt wird, muss der Schritt verständlich manuell bearbeitbar bleiben.

8. Bearbeitungsweg festlegen

9. Modul-Binding ergänzen

Ein Binding verbindet die allgemeine Workflow-Engine mit einer Fach-DD. Öffnen Sie Modul-Bindings und wählen Sie Neues Binding. Der Generator kann DD-Felder und vorhandene Summary-Templates eines Moduls auslesen.

1. Modul auswählen, z. B. dbxContact oder dbxShop.
2. Passende Datadic/DD wählen und Binding generieren.
3. Bind-Key eindeutig und fachlich benennen.
4. Auswahlquelle, Vorbelegung und erlaubte Modul-Links prüfen.
5. Finish-Logik nur auf den vorgesehenen Datensatz begrenzen.
6. Binding speichern und im Workflow-Schritt über die Bind-Referenz auswählen.

10. Validieren und speichern

Der Designer prüft den Ablauf bereits beim Bearbeiten; beim Speichern folgt die verbindliche serverseitige Validierung. Typische Prüfungen:

• mindestens ein aktiver Schritt
• Bezeichnung und eindeutiger Schlüssel je Schritt
• mindestens zwei Ergebnisse für Entscheidungen
• Abhängigkeiten existieren und zeigen nur auf frühere Schritte
• Ziel und Abschlussbezeichnung sind verständlich

Speichern Sie erst, wenn keine Validierungsfehler mehr angezeigt werden. Kehren Sie anschließend zur Liste zurück und starten Sie den Workflow über die Start-Aktion.

11. Änderungen richtig testen

1. Definition speichern.
2. Neue Instanz starten – nicht eine alte Instanz weiterverwenden.
3. Pflicht-, Optional- und Fehlerwege testen.
4. Jeden Entscheidungszweig separat durchlaufen.
5. Automatik bei vorhandenem und fehlendem Fachwert prüfen.
6. Finish mit gültigen und ungültigen Fachdaten testen.

Abschlusscheck für Definitionen

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