Tutorial: Shop Dashboard

Das Shop-Dashboard ist die zentrale Arbeitsübersicht für den laufenden Shop-Betrieb. Es zeigt offene Arbeit, warnt vor knappem Bestand und führt direkt zu Produkten, Bestellungen, Gruppen, Channels, Medien, Rechtstexten und Widerrufen. Dieses Tutorial erklärt alle Bereiche und die zugehörigen Möglichkeiten Schritt für Schritt.

Shop-Dashboard öffnen

Shop-Dashboard öffnen und richtig benutzen

1. Melden Sie sich mit einem Benutzer an, der die Shop-Administration verwenden darf.
2. Öffnen Sie im oberen Menü Shop > Shop Dashboard.
3. Lesen Sie zuerst die sechs Kennzahlen. Sie zeigen, wo aktuell Arbeit wartet.
4. Öffnen Sie anschließend die passende Kachel. Jede Kachel führt in einen eigenen Arbeitsbereich.
5. Die globalen Einstellungen erreichen Sie über Shop > Einstellungen. Sie haben keine eigene Dashboard-Kachel, wirken aber auf fast alle anderen Bereiche.

Die sechs Kennzahlen exakt erklärt

1. Produkte – Sortiment suchen, prüfen und bearbeiten

Die Produktverwaltung ist der Ausgangspunkt für Artikelstammdaten, Preise, Verfügbarkeit, Gruppen, Attribute, Bilder und Verkaufskanäle.

Produktliste bedienen

1. Stellen Sie bei Anz. Seite die gewünschte Zeilenzahl ein.
2. Wählen Sie eine Sortierung und die Richtung. Für Kontrollen sind Artikelnummer, Titel, Preis und Aktivstatus besonders hilfreich.
3. Geben Sie im Suchfeld SKU, Titel, Beschreibung, Gruppe oder Channel ein und klicken Sie auf Anwenden.
4. Kontrollieren Sie in den Spalten Bild, Artikelgruppen, Attribute, Versandgruppen, Channel-Gruppen, Channels, Preis, MwSt., Versand und Status die Vollständigkeit.
5. Öffnen Sie einen Artikel über Bearbeiten oder seine Shop-Ansicht über Ansehen.

Neuen Artikel vollständig anlegen

• Grunddaten: eindeutige Artikelnummer/SKU, URL-Name, Titel, Kategorie, Produkttyp, Aktivstatus und Sortierung.
• Beschreibung: Kurzbeschreibung für Karten sowie vollständiger Text für Detailseite und Export.
• Preis und Steuer: Bruttopreis und normalerweise die MwSt.-Vererbung aus der primären Produktgruppe.
• Versand: Versandgruppe übernehmen oder nur bei einem echten Sonderfall individuelle Versandwerte setzen.
• Bestand: Lagerwert pflegen, wenn die globale Bestandsführung aktiv ist.
• Darstellung: Badge, Icon und optionale Logo-Variante festlegen.
• Bilder: CMS-Medien zuordnen und genau ein sinnvolles Primärbild wählen.
• Channels: direkte Channel-Zuordnung, geerbte Channel-Gruppe und Mapping getrennt prüfen.

Weitere Produktaktionen

• Der Artikelgruppen-Baum zeigt die Gruppenstruktur und unterstützt die Zuordnung.
• Artikelattribute öffnet die Werte der für die Produktgruppe definierten Merkmale.
• Channel-Mapping verwaltet Channel-SKU, abweichenden Preis oder Versand, Kategorie, externe IDs und plattformspezifische Pflichtfelder.
• Mehrfachaktionen können markierten Artikeln Gruppen oder Channels zuordnen, Zuordnungen entfernen oder einen Export anstoßen.
• Löschen verschiebt einen Artikel nach Bestätigung in den Papierkorb. Vorher offene Bestellungen und externe Listings prüfen.

2. Bestellungen – Zahlung, Bearbeitung und Versand steuern

Die Bestellliste enthält Bestellungen aus dem eigenen Shop und aus angebundenen Channels. Die gespeicherten Positionen, Preise, Steuer- und Rechtstexte sind Snapshots des Kaufzeitpunkts und werden nicht aus später geänderten Produkten neu berechnet.

Bestellungen finden

1. Suchen Sie nach Bestellnummer, Kunde, E-Mail, Channel oder Zahlungsreferenz.
2. Sortieren Sie für den Tagesbetrieb nach Datum absteigend.
3. Filtern Sie bei Bedarf nach Bestell-, Zahlungs-, Versandstatus oder Herkunfts-Channel.
4. Lesen Sie die drei Statusarten getrennt: Bestellung, Zahlung und Versand können unterschiedliche Stände haben.
5. Öffnen Sie den Datensatz über die Bearbeitungsaktion.

Bestellung im Detail bearbeiten

• Schnellaktionen: bezahlt, in Bearbeitung, versandbereit, versendet, zugestellt/abgeschlossen, storniert oder erstattet setzen.
• Zahlungsstatus und Referenz: nur anhand einer belastbaren Providerantwort, Bankbuchung oder Channel-Rückmeldung ändern.
• Rechnung: Rechnungsnummer und Datum prüfen; Vorschau oder PDF erzeugen und den archivierten Dateipfad kontrollieren.
• Versand: Status, Dienstleister, Trackingnummer, Tracking-URL und Versandzeitpunkt pflegen. Für bekannte Dienstleister kann beim Speichern eine Tracking-URL ergänzt werden.
• Kundenmail: zuerst speichern, dann den aktuell gespeicherten Status senden. Voraussetzung ist ein gültiger Mail-Absender.
• Admin-Notiz: Rückfragen, Sonderabsprachen oder Channel-Probleme intern dokumentieren.
• Historie: Status-, Zahlungs-, Versand-, Rechnungs- und Widerrufsereignisse nachvollziehen.
• Payload: technische Provider- oder Channel-Rohdaten nur zur Diagnose verwenden; sie können vertrauliche Angaben enthalten.

3. Produktgruppen – gemeinsame Produktlogik festlegen

Produktgruppen strukturieren den Katalog und liefern wiederverwendbare Standardwerte. Ein Artikel soll die passende Gruppe wählen, statt Steuer-, Darstellungs- und Galerieeinstellungen immer wieder einzeln zu duplizieren.

• Key: stabiler technischer Schlüssel; nach dem Anlegen nicht ohne Migrationsplan ändern.
• Obergruppe: erzeugt eine Hierarchie. Ohne Obergruppe erscheint die Gruppe als oberste Kataloggruppe.
• Gruppe und Beschreibung: sichtbarer Name und interne fachliche Erklärung.
• MwSt.-Klasse: verweist auf mwst1, mwst2 oder mwst3; der Prozentsatz kommt aus den Shop-Einstellungen.
• Gruppenbild: Bild der Gruppenkachel und möglicher Fallback. Eine neue Auswahl ersetzt die Zuordnung, nicht die CMS-Datei.
• Karte und Detail: wählen die Darstellung in Listen und auf der Produktdetailseite.
• Gallery: Template, sichtbare Bildanzahl, Einpassung, Lightbox-Breite, Overflow und Klickverhalten.
• Artikelattribute: fachlicher Hinweis, welche Merkmale diese Gruppe benötigt.
• Channel-Vorgaben: Standardkategorien oder Product Types, die im Artikel-Mapping überschrieben werden können.
• Sort und Aktiv: Reihenfolge und Nutzbarkeit der Gruppe.

Empfohlener Ablauf: Gruppe anlegen, Steuerklasse und Darstellung festlegen, Gruppenbild wählen, Attribute definieren und erst danach Artikel zuordnen.

4. Attribute – gruppenspezifische Merkmale definieren

Attribute erzeugen strukturierte Eingabefelder für Produkte einer Gruppe, zum Beispiel Farbe, Größe, Material, Länge, Leistung oder Laufzeit.

1. Wählen Sie die Produktgruppe, für die das Attribut gilt.
2. Vergeben Sie einen kurzen stabilen Key wie farbe oder leistung.
3. Tragen Sie den sichtbaren Titel ein.
4. Wählen Sie den Typ Text, Zahl oder Auswahlliste.
5. Ergänzen Sie bei Zahlen eine Einheit; bei Auswahllisten werden Optionen mit | getrennt.
6. Markieren Sie das Attribut bei Bedarf als Pflicht, Filter oder Vergleich.
7. Setzen Sie Sortierung und Aktivstatus und speichern Sie.
8. Öffnen Sie anschließend beim Produkt die Artikelattribute und pflegen Sie den konkreten Wert.

5. Versandgruppen – Lieferart, Zeit und Kosten bündeln

Versandgruppen trennen digitale Bereitstellung, Dienstleistungen und physische Lieferung. Artikel können die Gruppe vollständig erben oder in begründeten Fällen eigene Versandwerte verwenden.

• Key: technischer Schlüssel wie digital-free oder merch-package.
• Versandgruppe: sichtbarer Name in Produktformularen.
• Versandweg: zum Beispiel Download, Termin, DHL Paket oder Spedition.
• Lieferzeit: verständlicher Kundentext wie „2–4 Werktage“.
• Kosten brutto: Standardkosten; 0 bedeutet kostenfrei.
• Frei ab brutto: Warenwert für kostenlosen Versand; -1 bedeutet keine Freigrenze.
• Sort und Aktiv: Reihenfolge und Nutzbarkeit.

Prüfen Sie nach Änderungen mindestens einen digitalen, einen physischen und – falls vorhanden – einen Dienstleistungsartikel im Warenkorb. So erkennen Sie fehlerhafte Vererbung oder doppelte Versandkosten.

6. Channel-Gruppen – Verkaufskanäle als Set zuordnen

Channel-Gruppen bündeln mehrere Verkaufskanäle zu einem Vertriebsszenario. Ein Artikel kann dadurch zum Beispiel nur im Shop, in Shop und Amazon oder auf mehreren Marktplätzen geführt werden.

1. Legen Sie einen stabilen Key und einen verständlichen Namen fest.
2. Beschreiben Sie, welche Artikel zu diesem Vertriebsszenario gehören.
3. Markieren Sie nur die Channels, die für diese Artikel tatsächlich verwendet werden sollen.
4. Setzen Sie Sortierung und Aktivstatus und speichern Sie.
5. Ordnen Sie die Channel-Gruppe anschließend einem Produkt zu.
6. Prüfen Sie im Produkt, ob eine direkte Channel-Zuordnung die geerbte Gruppe überschreibt.

7. Channels – Shop und externe Plattformen konfigurieren

Ein Channel beschreibt einen einzelnen Verkaufskanal und seine technische Verbindung. Der interne Shop benötigt keine externe API; Amazon, eBay und mobile.de können API-Daten benötigen. Kleinanzeigen sollte ohne freigegebene Schnittstelle manuell betrieben werden.

Channel-Liste lesen

• Plattform: Shop, Amazon, eBay, Kleinanzeigen, mobile.de oder eigener Channel.
• Verbindung: intern, manuell, API, Feed oder Webhook.
• Aktiv: grundsätzliche Freigabe.
• Export: Artikel dürfen für den Channel vorbereitet oder übertragen werden.
• Order-Import: Bestellungen oder Rückmeldungen dürfen übernommen werden.
• Teststatus: Ergebnis des letzten Verbindungstests; „Nicht getestet“ ist keine erfolgreiche Verbindung.

Channel bearbeiten und testen

1. Prüfen Sie Key, sichtbaren Namen, Plattform und Verbindungsmodus.
2. Aktivieren Sie Export und Order-Import nur für tatsächlich eingerichtete Abläufe.
3. Tragen Sie API-Basis-URL, Client-ID, Secret, Tokens oder Benutzer/Passwort passend zum Anbieter ein.
4. Ergänzen Sie Marketplace-, Seller-, Account-, Location- und Kategoriekennungen.
5. Bei eBay werden zusätzlich Payment-, Fulfillment- und Return-Policy-IDs benötigt.
6. Für Rückmeldungen können Notification-Ziel, Topic, Rollen/Scopes und Webhook-Secret erforderlich sein.
7. Speichern Sie und führen Sie den Test aus. Der Test prüft Pflichtfelder und – soweit konfiguriert – einen lesenden API-Zugriff.
8. Ordnen Sie den Channel erst danach einer Channel-Gruppe oder einem einzelnen Produkt zu.

8. Shop-Medien – CMS-Dateien Artikeln und Gruppen zuordnen

Shop-Medien sind keine zweite Dateiverwaltung. Die Dateien bleiben im CMS-Medienbrowser; dbxShop speichert die Verwendung am Artikel oder an der Produktgruppe.

1. Wählen Sie einen einzelnen Artikel, eine Produktgruppe oder die gewünschte Kombination.
2. Klicken Sie auf Auswahl laden, um die vorhandenen Zuordnungen für diesen Kontext zu sehen.
3. Tragen Sie die Sortierung für neu zugeordnete Bilder ein.
4. Aktivieren Sie Primärbild, wenn das neue Bild als Hauptbild erscheinen soll.
5. Öffnen Sie über Auswahl den CMS-Medienbrowser. Dort stehen Upload, Zuschneiden, Größenänderung, Batch und Wartung zur Verfügung.
6. Kontrollieren Sie danach Bild, Alternativtext, Zuordnungsziel und Reihenfolge in Zugeordnete Shop-Bilder.
7. Prüfen Sie die Produktkarte und Produktdetailseite im Frontend.

Entfernen einer Zuordnung: Der Papierkorb am Shop-Bild hebt die Shop-Verwendung auf. Die CMS-Mediendatei bleibt erhalten und kann weiterhin an anderer Stelle verwendet werden.

9. Rechtstexte – CMS-Inhalte prüfen und veröffentlichen

Die Rechtstexte werden als normale CMS-Seite unter shop-rechtstexte gepflegt. Der Shop-Admin zeigt CMS-ID, Permalink, Status, Leserechte und Template sowie eine Vorschau.

1. Prüfen Sie, ob Status Aktiv und Leserechte * für die öffentliche Shop-Nutzung passen.
2. Klicken Sie auf Bearbeiten, um die CMS-Seite zu öffnen.
3. Ersetzen Sie alle Muster- und Platzhalterangaben durch echte Betreiber-, Register-, Steuer-, Zahlungs- und Versanddaten.
4. Speichern Sie und kontrollieren Sie zuerst die CMS-Ansicht.
5. Öffnen Sie danach die Shop-Ansicht und prüfen Sie Darstellung, Links und Erreichbarkeit ohne Admin-Rechte.
6. Führen Sie eine Testbestellung aus und kontrollieren Sie bei aktivierten Snapshots, ob der zum Kaufzeitpunkt gültige Text an der Bestellung gespeichert wurde.

10. Widerrufe – Anfrage, Bestand und Erstattung steuern

Der Bereich zeigt eingegangene Widerrufe und Retouren mit Bestellnummer, Kunde, Nachricht, Status und Schnellaktionen.

Über die Leistenaktionen können Sie den Widerrufstext im CMS bearbeiten und die Kundenseite im Shop ansehen. Stimmen Sie Bestellstatus, Zahlungsstatus, Lagerbuchung und tatsächliche Rückzahlung miteinander ab; ein Status allein führt keine externe Provider-Erstattung nachweisbar durch.

11. Einstellungen – globale Shop-Regeln festlegen

Die Einstellungen wirken als gemeinsame Grundlage für Artikel, Gruppen, Checkout, Zahlungen, Versand, E-Mails, Channels und Medien. Änderungen können deshalb sofort mehrere Bereiche beeinflussen.

Globale Shop-Schalter

• Shop aktiv: grundsätzliche Freigabe der Shop-Funktionen.
• B2B-Modus: Vorbereitung für Geschäfts-, Netto- und weitere B2B-Regeln.
• Lagerbestand nutzen: aktiviert Bestandslogik und die Kennzahl „Niedriger Bestand“.
• Channels nutzen: aktiviert externe Channel-Funktionen; für reine Shop-Installationen kann der Schalter aus bleiben.
• Gastbestellung: erlaubt Checkout ohne bestehendes Konto.
• Rechtstext-Snapshot: speichert die zum Kaufzeitpunkt verwendeten Texte an der Bestellung.
• Widerruf anzeigen: blendet den Widerrufsbereich im Frontend ein.
• Kunden- und Admin-Mail: steuern Bestell- und Widerrufsbenachrichtigungen.

Währung, Preis und Mehrwertsteuer

• Standard-Channel: normalerweise shop für interne Shop-Bestellungen.
• Standard-Währung: dreistelliger ISO-Code wie EUR.
• Preisanzeige: Brutto für typische Verbraucher-Shops, Netto nur mit passender B2B- und Rechtstextlogik.
• Standard-MwSt.-Klasse: Fallback für neue Gruppen oder nicht eindeutige Zuordnungen.
• MwSt.-Anzeige: sichtbarer Steuerhinweis; interne Berechnung und rechtliche Pflichttexte bleiben gesondert zu prüfen.
• mwst1 bis mwst3: zentraler Name und Prozentsatz. Produktgruppen wählen nur die Klasse; dadurch wirkt eine Änderung auf alle erbenden Artikel.

Zahlung, Mail, Versand und Medien

• Vorkasse: Kontoinhaber, IBAN, BIC, Bank und Zahlungsanweisung vollständig pflegen.
• Rechnung: nur für passende Kunden- und Freigabeprozesse aktivieren.
• PayPal: zuerst Sandbox, Brand Name, Client-ID und Secret eintragen und testen.
• Amazon Pay: Sandbox/Live, Region, Merchant-ID, Store-ID, Public-Key-ID und privaten Schlüssel passend zur Umgebung konfigurieren.
• Payment testen: prüft PayPal per OAuth und bei Amazon Pay Zugangsdaten sowie lokale Signatur. Ein technischer Test ersetzt keine vollständige Testbestellung.
• Mail-Absender/Admin-E-Mail: müssen zur System-Mailkonfiguration und zur eigenen Domain passen.
• Digitale Downloads: nur zusammen mit geeigneter Produkt- und Widerrufslogik aktivieren.
• Pauschalversand: globaler Fallback, wenn keine genauere Versandgruppe greift.
• CMS-Media-Slot: normalerweise shop; nur mit bewusstem Migrationsplan ändern.

Sicher ändern

1. Aktuellen Stand dokumentieren und die betroffene Funktion bestimmen.
2. Nur zusammengehörige Felder ändern und speichern.
3. Die passende Admin-Maske erneut öffnen und die gespeicherten Werte prüfen.
4. Produktkarte, Detailseite, Warenkorb und Checkout mit einem Testartikel kontrollieren.
5. Bei Zahlungs- oder Channel-Änderungen in Sandbox beziehungsweise Testumgebung bleiben, bis der vollständige Ablauf erfolgreich ist.

Empfohlene tägliche Shop-Routine

1. Dashboard öffnen und offene Bestellungen, Zahlungen, Versand und Widerrufe lesen.
2. Bestellungen nach Datum absteigend prüfen und neue Vorgänge öffnen.
3. Zahlungsstatus mit Bank, Provider oder Channel abgleichen.
4. Versandbereite Vorgänge bearbeiten und Trackingdaten speichern.
5. Widerrufe fristgerecht in Bearbeitung nehmen.
6. Bei aktiver Bestandsführung Artikel mit niedrigem Bestand prüfen.
7. Nach Änderungen eine betroffene Produktseite im Frontend kontrollieren.

Empfohlener Einrichtungsablauf für einen neuen Shop

1. Einstellungen: Shopstatus, Währung, Preis-/Steueranzeige, Checkout, Mails, Zahlungen und Versand festlegen.
2. Versandgruppen: digitale, physische und Dienstleistungswege trennen.
3. Produktgruppen: Struktur, MwSt.-Klasse, Darstellung und Galerie definieren.
4. Attribute: benötigte Merkmale je Produktgruppe anlegen.
5. Channels: internen Shop und optionale externe Plattformen konfigurieren und testen.
6. Channel-Gruppen: sinnvolle Vertriebsszenarien bilden.
7. Produkte: Stammdaten, Preis, Gruppe, Versand, Attribute, Bilder und Channel-Mapping pflegen.
8. Rechtstexte: Platzhalter ersetzen, prüfen und im Shop kontrollieren.
9. Testbestellung: Katalog, Produktdetail, Warenkorb, Checkout, Zahlung, Mail, Admin-Bearbeitung und Widerruf vollständig durchlaufen.
10. Freigabe: erst nach erfolgreicher Prüfung produktive Providerdaten beziehungsweise Livebetrieb aktivieren.

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